Бухгалтерія для підприємців є, мабуть, найболючішим питанням. Адже саме тут виникає найбільше складнощів і проблем – з веденням обліку, своєчасним поданням звітності в податкову, розрахунком сум податків. А ще ж треба правильно вибрати систему оподаткування, оформлювати первинні документи, вести додаткову звітність, якщо є наймані працівники, ПРРО та ін.
Але вимоги ПКУ чинні для всіх підприємців і жоден з ФОП не може уникнути необхідності розбиратися з обліком. В іншому випадку на нього чекають численні штрафи за порушення, нарахування боргів (пені), а потім і більш серйозні санкції у вигляді блокування рахунків, судових справ і стягнення з майна.
Тому краще приділити увагу обліку відразу після реєстрації, а не після того, як податкова вже надіслала лист з сумою штрафу чи іншим неприємним «сюрпризом».
Вибір режиму оподаткування на старті
Насамперед потрібно правильно вибрати систему нарахування податків. І тут кращим рішенням стане консультація бухгалтера, який допоможе вибрати оптимальний податковий режим. Доступних варіантів є декілька і всі вони відрізняються ставками зборів, термінами подання декларацій, іншими вимогами. Які режими доступні ФОП:
- Загальна система – не накладає обмежень на діяльність, але тут найвищі суми податків.
- Спрощена система – є 4 групи і кожна зі своїми умовами та обмеженнями.
Під час вибору потрібно зважати на:
- Ставки податків – на 1 і 2 фіксовані, на 3 у відсотках з доходу, на 4 розраховуються за окремим алгоритмом.
- Періодичність і терміни подання декларацій – на 1 і 2 групі річні звіти, на 3 квартальні.
- Дозволені види діяльності – найбільше обмежень для 1 групи, найменше для 3, але є для всіх (ст. 291 ПКУ).
- Наймані працівники – на 1 групі треба працювати самостійно, на 2 можна оформити максимум 10 людей, на 3 обмежень немає.
- РРО/ПРРО – касовий апарат можна не використовувати на 1 групі, на 2 і 3 треба (але є виключення).
Також можуть бути й інші нюанси, що залежать від особливостей бізнесу.
Організація обліку доходів і витрат ФОП
Складність ведення і перелік завдань в межах бухобліку визначаються ключовими параметрами діяльності. Якщо мова йде про ведення бухгалтерії ФОП 3 групи, до прикладу, який самостійно веде діяльність і оплату приймає тільки на IBAN – це одна справа. Якщо ж у ФОП є наймані працівники, касовий апарат, ПДВ тощо, варто залучати до виконання завдань фахівця.
Основні складові ведення бухгалтерії, які є у кожного ФОП:
- первинні документи – договори, рахунки, акти виконаних робіт, товарні чеки, банківські виписки та інші документи, що підтверджують здійснення господарських операцій;
- облік доходів і витрат – систематизація інформації про надходження коштів та понесені витрати для правильного визначення податкових зобов’язань;
- книга обліку – для фіксації фінансових операцій відповідно до вимог законодавства та вибраної системи оподаткування;
- податкова звітність – своєчасне формування і подання декларацій, інших обов’язкових звітів.
Первинні та інші документи, на основі яких ведеться облік, треба зберігати мінімум 3 роки. Якщо у підприємця є наймані працівники, то по ним також ведуться облік, звітність, за них треба розраховувати й платити податки в ДПС.
Податки та звітність: ключові строки і зобов’язання
ФОП 1 та 2 груп мають перераховувати єдиний податок, збір військовий, ЄСВ у фіксованій сумі щомісяця. ФОП 3 групи – єдиний податок у відсотках від отриманих коштів, військовий збір та ЄСВ щокварталу. Підприємці на загальній системі в бюджет платять ЄСВ, ПДФО, військовий збір, а за наявності відповідних підстав – також ПДВ, акцизний податок.
Платники 1 та 2 груп мають звітувати з ЄП і ВЗ, ЄСВ один раз на рік – мають на це 60 днів по завершенню попереднього року. Платники 3 групи звітують щокварталу – у них є 40 днів на формування звіту після закінчення чергового кварталу. Підприємці на загальній системі формують річну декларацію – останній день 1 травня року, наступного за тим, за який звітують.
Практичні інструменти для контролю податкових обов’язків
Наразі на ринку представлено чимало інструментів, що полегшують ведення обліку. Найбільш ефективними є:
- Електронний кабінет ДПС – сервіс на сайті податкової з великим меню, через який можна подавати декларації, перевіряти дані, виконувати безліч інших функцій.
- Спеціальні програми для бухгалтерів – де більшість процесів вже автоматизовано, достатньо лише вносити дані.
- Таблиці Excel – трохи застарілий спосіб, але чимало підприємців ведуть в них книги обліку, налаштовують для здійснення розрахунків та ін.
- CRM-системи для ведення бізнесу в певних нішах з вже вбудованими інструментами для бухгалтерії.
- Індивідуальні рішення – програми, написані під потреби ФОП з врахуванням специфіки його бізнесу.
Кожен підприємець вибирає ті інструменти, що є для нього найбільш зручними. Знайти наразі можна як платні сервіси, так і безкоштовні тарифи.
Автор та редактор
